Un outil pour vous aider à mieux gérer votre temps

Je vous parle d’un outil pour vous aider à mieux gérer votre temps.  Grâce à cet outil vous :

  • Gagnerez en efficacité;
  • Repérerez les tâches urgentes, afin de les traiter en priorité;
  • Éviterez des pertes de temps inutiles;
  • Apprendrez à déléguer les tâches.

Il est conseillé de regarder la vidéo sur les 5 étapes pour définir ses valeurs avant de commencer celle-ci.

J’ai quelques questions pour vous!

  • Avez-vous parfois l’impression de ne pas avoir de temps pour penser à vous?
  • Avez-vous le sentiment parfois de passer à côté de votre vie?
  • Êtes-vous parfois impatient parce que vous manquez de temps?
  • Avez-vous le sentiment d’être désorganisé ?  

Je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais j’ai le sentiment que lorsqu’on est parent, du temps pour soi, c’est souvent quelque chose qui nous manque terriblement.

Il est temps d’apprendre à mieux s’organiser pour libérer du temps pour soi, pour enfin prendre du repos.

La matrice de M. David Eisenhower est un outil de gestion de temps efficace, il nous permet d’être mieux organisé, d’être orienté vers l’action, ce qui nous permet d’être plus zen, plus efficace et avoir un meilleur équilibre de vie.

Comment fait-on pour mieux gérer les horaires?

Aujourd’hui, je vais vous partager un outil de gestion de temps. Utilisé dans les compagnies, cet outil s’adapte aussi très bien pour une famille. Une famille est en effet similaire à une petite entreprise. L’outil  présentée se nomme : la matrice d’Eisenhower.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower?

L’objectif de la matrice est de classer vos tâches quotidiennes par ordre d’importance. Pour établir une matrice d’Eisenhower, vous avez besoin d’une feuille  et d’un stylo. Voici la démarche à suivre pour la remplir :

  1. Divisez votre feuille en quatre
    • Deux colonnes ayant respectivement comme intitulé « URGENT » et « NON URGENT »
    • Deux lignes ayant respectivement comme intitulé « IMPORTANT » et « NON IMPORTANT »
  1. Déterminez ce qui est plus important pour vous. La méthodologie de l’exercice sur les valeurs vous aide à déterminer ce qui est plus important pour vous  d’où l’intérêt de l’avoir fait auparavant.
  1. Classez ensuite les tâches en quatre catégories :
  • IMPORTANTES et URGENTES. La case se trouve en haut à gauche de votre feuille. Inscrivez-y les crises à gérer et les tâches avec une échéance (paiement des impôts, faire réparer une voiture si on n’a pas d’autres choix…). Nous devrons consacrer entre 20 et 25 % de notre temps dans les tâches importantes et urgentes.
  • IMPORTANTES et NON URGENTES. La case se trouve en haut à droite de votre feuille. Elle comportera les tâches que vous pouvez exécuter à l’avance, que vous pouvez planifier. Par exemple, pour moi, faire de l’exercice n’est pas urgent. Mais, si je n’en m’occupe pas, je ne serai pas en bonne santé. Pour moi, la santé est importante. Donc, faire de l’exercice est important. Prenons aussi l’exemple de ce qu’on est en train de faire : formation sur la gestion du temps. Visualiser cette vidéo est importante mais n’est pas urgente. Une fois que vous auriez appris à gérer votre temps, la liste des tâches importantes et non urgentes diminuera. La préparation du repas fait aussi partie de cette catégorie. En fait, si l’on s’y prend à l’avance, on évite l’urgence de la situation lorsque les enfants rentrent de l’école. En effet, à ce moment, les enfants sont généralement affamés, énervés, stressés. Pourquoi ? C’est peut-être simplement que leur besoin de base de manger n’est pas comblé. En cuisinant à l’avance, vous esquiverez cette situation et vous serez plus créatif à proposer des aliments bons pour la santé. Les tâches urgentes, mais non importantes devraient occuper entre 60 et 65 % de notre temps.
  • NON IMPORTANTES et URGENTES. La case se trouve en bas à gauche de votre feuille. Les tâches quotidiennes comme le ménage ou faire ses courses à l’épicerie sont des exemples de tâches dans cette catégorie. Pour vous guider dans le classement, posez-vous la question : que puis-je déléguer ? Ce sont les tâches urgentes, mais non importantes. 10 à 15 % de notre temps suffisent aux activités urgentes, mais pas importantes.
  • NON IMPORTANTES et NON URGENTES. La case se trouve en bas à droite de votre feuille. Les activités telles que Facebook, la télévision, regarder des émissions enregistrer, consulter ses courriels accumulés… ne sont ni importantes ni urgentes. Or, si vous analysez bien votre journée, vous dépensez beaucoup de temps dans ces activités. Revoyez dans votre planification pour n’y consacrer que 1 % de votre temps.

 

Comment répartir ses activités dans la journée?

Pour ma part, je sais que je suis plus performante le matin. Chaque personne connaît le moment de la journée pendant lequel elle se sent plus performante. Sachez donc identifier en premier lieu ce moment pour répartir vos tâches quotidiennes.

Si vous vous attelez aux tâches non urgentes et importantes lorsque vous êtes le plus efficace dans la journée, vous constaterez que vous réaliserez deux fois plus d’activités. Lorsque je me lève le matin, je commence donc par exécuter ma « to do list ». J’essaie de planifier le plus d’activités possible : préparer le repas, planifier les vacances, planifier le budget… Je pratique mes exercices lorsque je suis efficace, j’élargis mes connaissances en visionnant des vidéos sur YouTube. La majorité de notre temps devrait être consacré à cette catégorie de tâches. En procédant ainsi, vous aurez moins de tâches urgentes et importantes.

Essayez de déléguer ensuite les tâches urgentes, mais non importantes pour économiser de votre temps. Par exemple, demandez à vos enfants de mettre la table en leur expliquant que vous êtes en train de leur préparer un bon repas. Ils peuvent aussi vider le lave-vaisselle par exemple.

Évitez de perdre trop de temps devant la télévision, les réseaux sociaux… Il est possible que vous en usiez pour vous éduquer. Mais posez-vous la question si cela est vraiment nécessaire de passer de nombreuses heures sur les réseaux sociaux. Je ne suis pas certaine. Pour ma part, je m’informe sur les nouvelles internationales, mais j’y passe à peine 1 % de mon temps. Je préfère utiliser mon temps pour la planification de mes horaires, de faire de l’exercice, l’entretien de la maison, de la voiture… Un entretien périodique évite la retombée des tâches dans la classification des importantes et des urgentes.

 

Faites une différence aujourd’hui

Maintenant, j’aimerais vraiment vous entendre. Quelles sont les choses importantes pour vous? Qu’allez prioriser aujourd’hui ?

Laissez-moi vos commentaires en dessous de cet article et dites-moi quelles sont les choses importantes que vous allez prioriser aujourd’hui? Qu’allez-vous éliminer de pas important pour avoir plus de temps de qualité avec les gens que vous aimez?

Vos commentaires sont importants pour moi et je vais vous lire soyez-en sûrs.

Si vous avez trouvé cette capsule vidéo ou cet article utile, s’il vous plaît partagez avec vos collègues de travail, clients, amis, membre de votre famille – quelqu’un à qui vous croyez que cela pourrait lui être utile.

Je vous remercie sincèrement d’être là

Sylvie

 

1 Commentaire
  1. […] mon article sur la gestion du temps, j’explique que dans la catégorie «important mais pas urgent», on retrouve les tâches […]

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